1. Prüfungsumfang und Termine klären
Lesen Sie die Prüfungsanordnung vollständig: Welche Steuerarten, Jahre und gegebenenfalls Sachverhalte sind erfasst? Vergleichen Sie damit die erste Unterlagenanforderung. Notieren Sie den geplanten Beginn und ausdrücklich genannte Termine, statt aus Erfahrungswerten eine Frist abzuleiten.
Ist der Beginn aus wichtigen Gründen nicht realistisch, sollte eine Verlegung rechtzeitig und begründet beantragt werden. Ohne entsprechende Abstimmung dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass der Termin automatisch entfällt.
2. Unterlagen und Datenzugriff organisieren
- Buchführungsdaten, Abschlüsse und Steuererklärungen den betroffenen Jahren zuordnen.
- Wesentliche Verträge und Belege zu Sondervorgängen auffindbar halten.
- Mit Buchhaltung oder Softwareanbieter klären, welche Daten in welchem angeforderten Format bereitgestellt werden können.
- Dokumentieren, welche Dateien und Unterlagen wann an den Prüfer übergeben werden.
- Fehlende Unterlagen offen benennen und klären, ob und wie sie beschafft werden können.
3. Auffällige Jahre und Sondervorgänge erklären können
Ein schwankender Rohgewinn, ein Wechsel des Kassensystems oder eine ungewöhnliche Zahlung ist nicht automatisch ein Fehler. Solche Vorgänge sollten aber mit ihren tatsächlichen Hintergründen nachvollziehbar sein. Halten Sie fest, was sich wann geändert hat und welche Unterlagen dies belegen.
Verändern Sie bestehende Aufzeichnungen nicht nachträglich, um einen besseren Eindruck zu erzeugen. Erläuterungen und Rekonstruktionen müssen als solche erkennbar bleiben. Wenn Sie Fehler oder einen möglichen steuerstrafrechtlichen Bezug vermuten, ist eine gesonderte fachliche Einordnung nötig.
4. Ansprechpartner und Antworten abstimmen
Legen Sie fest, wer Prüferfragen entgegennimmt, intern Informationen zusammenträgt und die Antwort fachlich prüft. So vermeiden Sie unterschiedliche Auskünfte aus verschiedenen Teilen des Betriebs. Antworten sollen vollständig und wahrheitsgemäß sein – nicht spontan geraten.
Wir können die Anordnung und Anforderungen aus der Ferne einordnen, eine Prioritätenliste erstellen und nach Beauftragung mit Vollmacht die Kommunikation übernehmen. Buchhaltung und laufende Steuerberatung können bei Ihrer bisherigen Kanzlei bleiben.
Vorbereitung heißt: Unterlagen finden, Besonderheiten erklären und Zuständigkeiten klären – nicht eine fehlerfreie Prüfung versprechen.
Häufige Fragen
Gibt es eine Unterlagenliste, die für jeden Betrieb passt?
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Nein. Steuerarten, Prüfungszeitraum, Geschäftsmodell und konkrete Anforderungen bestimmen den Bedarf. Die Checkliste gibt eine Struktur, ersetzt aber nicht die Einordnung der Prüfungsanordnung.
Kann ich die Vorbereitung online mit Ihnen erledigen?
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Ja. Sie übermitteln die Anordnung und vorhandene Anforderungen digital. Telefonisch oder per Video besprechen wir Unterlagen, Besonderheiten und Zuständigkeiten. Dafür ist kein Kanzleibesuch nötig.
Was tun, wenn Unterlagen fehlen?
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Nicht verbergen und keine Belege erfinden. Klären Sie, was fehlt, ob Ersatz beschafft werden kann und wie der Sachverhalt nachvollziehbar belegt werden kann. Die Konsequenzen hängen von Art und Bedeutung der fehlenden Aufzeichnungen ab.
Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Ergebnisse können nicht zugesagt werden – wir prüfen, welche Handlungsmöglichkeiten in Ihrer konkreten Situation bestehen.
Gesetzliche Grundlagen
- § 197 AO – Bekanntgabe und Prüfungsbeginn
- § 200 AO – Mitwirkung bei der Außenprüfung
- § 147 AO – Aufbewahrung und Datenzugriff
Ein spezialisiertes Beratungsangebot von NB Steuerberatung · Nico Bützler, Steuerberater